FALLAS COMUNES AL CONSTRUIR LA MATERIALIDAD DE LAS OPERACIONES DE LAS EMPRESAS

La Materialidad de las operaciones de las empresas significa que los contribuyentes deben integrar evidencia documental debidamente correlacionada que permita generar certeza indiscutible de que los conceptos de facturación contenidos en sus CFDI realmente fueron llevados a cabo. Es decir, que no solamente se cuenta con un CFDI sin sustancia económica y que no se están simulando operaciones con la única intención de defraudar al fisco y disminuir la carga fiscal de los contribuyentes. 

Esto significa que los contribuyentes deben demostrar que las empresas con quienes intercambia CFDI realmente existen y realizan operaciones de compra-venta, producción, manufactura o prestación de servicios y que para todo ello cuentan con activos, personal, infraestructura y capacidad material para realizar las transacciones que sus documentos dicen que llevaron a cabo.

A más de una década de convivencia del concepto de Materialidad y de los elementos que la integran (activos, personal, infraestructura y capacidad material) aún representa un verdadero dolor de cabeza para los contribuyentes el integrar la documentación suficiente y competente que de certeza y convicción que sus operaciones son reales.

Existen diversas circunstancias que orillan a los contribuyentes a cometer ciertos errores, lo que ineludiblemente los pueden llegar a meter en problemas que afecten sus finanzas y reputación. Es por ello que a continuación enlistaremos las principales fallas que comenten los contribuyentes en su intento por demostrar que los conceptos de facturación contenidos en sus CFDI fueron ejecutados en la realidad:

1. Razón de ser de las operaciones: Se sigue pensando que con dar soporte documental a un CFDI es más que suficiente pero antes se debe justificar la operación, es decir, qué necesidad interna se satisface, qué problema se resuelve o los motivos que orillaron a la ejecución de un proyecto en particular, ya que de otro modo el mismo CFDI no tendría razón para emitirse.
2. Apegarse a la operación: Si no se parte de la justificación de los proyectos, más difícil será argumentar la forma en la que los mismos contribuyen al logro de los objetivos de las empresas, dichos objetivos están en sus objetos sociales y en las actividades económicas registradas ante el SAT. Por lo que cualquier proyecto de las empresas deben circunscribirse a la búsqueda de ese fin.
3. Documentación dispersa: Es indispensable que todos los documentos que se aporten a la autoridad para dejar evidencia que sus operaciones son reales, verdaderas y existentes estén debidamente correlacionados unos con otros. Es decir, para efectos de demostrar la materialidad de las operaciones de las empresas no existen los documentos aislados sino que todos deben estar conectados entre sí de tal modo que el documento 1 permita complementar la realidad que pretende evidenciar el documento 2. Esto a es a lo que se  le llama adminiculación y el nuevo artículo 49-Bis del CFF ya pide que la información que se entregue cumpla con esta característica.
4. Desconocimiento: Al no existir una definición clara de lo que significa Razón de negocios, Materialidad y de los elementos que la integran resulta complicado para el contribuyente discernir qué es lo que espera la autoridad de ellos cuando le solicita la demostración de sus actividades. De ahí la valía de publicaciones como la actual, en la que se pretende ayudar a contribuyentes, empresarios y asesores a esclarecer lo que se necesita para evidenciar la efectiva realización de las operaciones de sus CFDI.
5. Armar la materialidad hasta el final: Es necesario que empresarios y asesores se sensibilicen sobre la importancia de integrar la materialidad de las operaciones de las empresas casi en tiempo real; ya que de otro modo, si se decide pretender elaborarlo hasta que llegue un requerimiento de la autoridad, se corre el riesgo de generar documentos sin adminiculación, descuidar la operación o peor aún, inventar documentos; con la consecuente problemática de pena de prisión conforme al artículo 115-Ter del CFF.
6. Cambio de paradigmas: Deshacerse de ideas como “a mí no me va a pasar”, “cuando llegue la multa vemos”, “es problema del contador”, “yo armo la materialidad”, “es un gasto innecesario”. El contribuyente debe evolucionar, así como lo hace la autoridad, y entender que ya no se puede operar como tradicionalmente se hacía, las reglas del juego han cambiado y nos tenemos que adaptar a ellas. Bloqueos bancarios, vinculación de delitos fiscales con el lavado de dinero, búsqueda de todas las cuentas de dinero a nombre del contribuyente, procedimientos de fiscalización más agresivos, prisión por la comisión de delitos de simulación de actos, reglas para inhibir el huachicol fiscal, son solo algunos ejemplos sobre como la autoridad estudia ciertas operaciones de los contribuyentes y pretende su castigo.

Hablando de evolución, los contadores también debemos ser conscientes que no es suficiente contar con un CFDI y un registro contable, sino que se debe dejar evidencia clara de la realidad de las transacciones registradas en la contabilidad.

Igualmente los empresarios deben convencerse que es necesaria la inversión de tiempo, energía y recursos para soportar las operaciones contenidas en sus CFDI, Siempre será más barato el pago de una nómina que integre la materialidad que el pago de diferencias. Medir el impacto en las finanzas de las empresas por una posible no deducibilidad de un CFDI también resulta necesario.

¿Porqué es de utilidad conocer este tipo de fallas?

Porque permite tener una idea clara de cómo se debe atender la integración de la materialidad de las operaciones de las empresas identificando los errores que se deben evitar e implementando los procedimientos necesarios para no incurrir en ellos. A esto se le llama Enfoque Basado en Riesgos y puede ser empleado para cualquier actividad, ahora adecuada a demostrar las operaciones contenidas en los CFDI.

Antes de iniciar a integrar documentación diversa con la pretensión de dejar evidencia que las operaciones contenidas en los CFDI fueron efectivamente realizadas se debe poner atención a los puntos anteriores para no caer en este tipo de errores que inevitablemente ocasionarán que las documentales sean rechazadas, con consecuencias que pueden ser fatales para los contribuyentes. La inicial es que no le van a poder dar efectos fiscales, o lo que es lo mismo: no es deducible para ISR, ni Acreditable para IVA su contenido. ¿De qué tamaño será el problema? Del valor de los CFDI por los cuales no se pudo acreditar su materialidad.

Implementa procedimientos preventivos para integrar la materialidad de las operaciones. Resulta muy difícil implementar procedimientos correctivos dado que eso implicaría que ya te encuentras en un problema directo con la autoridad, y para ella no existe la corrección de la materialidad. La demuestras o no.